Datová schránka, mocnější a účinnější než tištěná korespondence

Éra papírových dopisů a psaníček je na ústupu. Vonící papír nahrazují elektronické kanály v podobě e-mailů, SMS či sociálních sítí a jejich komunikátorů. Messenger, Telegram, WhatsApp. Nicméně existují ještě sféry, kde standardní tištěná korespondence přetrvává. Jak na ni vyzrát?

Pokud čekáte vyúčtování energií nebo nějaké to úřední psaní, na elektronickou formu zapomeňte. Dorazí vám běžný dopis do schránky. Někomu to vyhovuje, ale jiní hledají způsoby, jak se papírových dopisů zbavit úplně. Zvláště lidé se zrakovým znevýhodněním, kteří si sice dovedou prostřednictvím moderní techniky zjistit, co v obálce stojí, ale jde o zdlouhavý a zbytečný proces. A tak se čím dál častěji vydávají cestou elektronické komunikace s využitím datových schránek. Původní výsada podnikatelů a právnických osob, začala oslovovat i běžné fyzické osoby. A za mě neexistuje lepší způsob, jak veřejně projednávat a řešit různé záležitosti nejen s úřady..

Mocnější než papír

Podle zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, má na založení datové schránky nárok jakákoli fyzická osoba, podnikající fyzická osoba, právnická osoba, žijící na území ČR, ale i mimo něj, pokud se prokáže příslušnými dokumenty. Vznikem datové schránky, dochází k vytvoření komunikačního elektronického kanálu,  který by měly respektovat především statutární orgány a úřady. Všeobecně platí, že kdo vlastní datovou schránku, tak by veškerá korespondence měla být doručována jejím prostřednictvím, nikoli v tištěné formě.

Bohužel tohle zatím především v ČR, nebývá pravidlem a mnoho úřadů datovou schránku zvláště fyzických osob, nebere v potaz. Dost často se mi stává, že místo, abych obdržel dopis datovou schránkou, najdu ho normálně v běžné poštovní schránce v obálce. Je na mně, zda-li dopis přijmu a nebo jestli podám na příslušný statutární orgán stížnost, že mi nebyl doručen elektronicky. Než si úřady zvyknou, což bude nejspíš ještě pár let trvat, takových stížností jsem musel podat už několik. Nejvíce jich bylo zasláno na Českou zprávu sociálního zabezpečení, která je ovšem nerespektuje a stejně vše zasílá papírovou formou.

Nicméně pokud bychom zašli do detailů, datová schránka je mocnější než papír. Za vše mluví tento příklad z praxe, který mi z paměti jen tak nevymizí.

Pan X byl předvolán k soudnímu líčení. Protože nereagoval na výzvu ohledně dostavení se k soudu, policie to brala jako neuposlechnutí výzvy a vyhlásila po něm pátrání. Když pana X zadrželi a vzali do vazby, ukázalo se, že na vině není pan X, ale úředník, který mu výzvu zasílal. Neověřil si, že pan X vlastní datovou schránku a úřední výzvu mu odeslal běžnou poštou. Pan X ovšem nebyl v té době několik dní doma a tak si výzvu nevyzvedl, takže vůbec netušil, že se má dostavit k soudu. Protože se ovšem ukázalo, že pan X vlastní datovou schránku, zaslaná výzva poštou byla neplatná. Pan X byl tedy zproštěn veškerých obvinění a propuštěn s omluvou, že chyba vznikla na straně příslušného úřadu.

Ocení ji nejen lidé se zrakovým hendikepem

Webové rozhraní datové schránky připomíná e-mail. Snadné ovládání, jednoduchá orientace. Po přihlášení vygenerovaným uživatelským jménem a nastaveným heslem, získáte přehled o všech přijatých, ale i odeslaných zprávách. Můžete si dokonce nastavit, aby v případě příchozí zprávy, došlo k odeslání notifikace na e-mail. Nic vám tedy neunikne.

Obsah jednotlivých zpráv není v textovém formátu. Nejčastěji vkládáte soubory ve formátu pdf, ale můžete se setkat i s formáty html, xml a další. Stejně jako u e-mailu i zde vyplňujete předmět zprávy, který doporučuji psát co nejvýstižnější, aby podle něj šlo snadno poznat, čeho se zpráva týká. Též můžete nastavit, že má být zpráva doručena pouze do vlastních rukou vepsaného příjemce, může obsahovat čísla jednací, spisové značky a jiné. To především v případě, když obdržíte zprávu od nějaké úřední instituce, tak při reagování na ni, nezapomeňte vyplnit i čísla jednací a spisové značky. Zprávu tím pádem lépe dohledají a přiřadí příslušnému pracovníkovi, který projednávanou záležitost řeší.

Osobně ještě vybírám možnost přidat odesílatele. Tím mám jistotu, že příjemce získá přehled i o odesílateli zprávy s veškerými identifikačními údaji či adresou trvalého bydliště. Protože veškeré zprávy jsou zasílány v elektronických formátech jako např. pdf, xml a další, jejich obsah bývá čitelný i pro čtečky nebo-li odečítače obrazovek. Pokud tedy vlastní datovou schránku zrakově znevýhodněný člověk, dovede si vše vyluštit bez vidící osoby. Což je parádní, protože může takto řadu záležitostí řešit samostatně bez závislosti na druhých.

Navíc, když posíláte dopisy datovou schránkou, nic nepodepisujete. Vše je totiž navázáno buď na vaše IČ, když podnikáte nebo na rodné číslo. Je důležité si uvědomit, že komunikace datovou schránkou je závazná a plní stejnou funkci, jako když doručujete dopis do vlastních rukou. Při obdržení doručenky, je doručení zprávy závazné a právoplatné. Nelze se odvolat, že druhá strana nic nedostala, protože by to bylo protizákonné. Dávejte si tedy pozor na to, co a kam datovou schránkou odesíláte, ale i na to, co jejím prostřednictvím přijímáte.

Na pár kliknutí jsem tímto způsobem dokázal i vypovědět nájemní smlouvu či podat námitku jako účastník jednoho z probíhajících řízení. Pouze napsáno v MS Wordu, exportováno do pdf a odesláno na příslušný úřad. Zvládnuto do několika málo minut bez toho, aniž bych musel fyzicky na úřad chodit a ručně vyplňovat nějaké tiskopisy. Prostřednictvím datové schránky podávám i žádosti na zvláštní pomůcky, když mám nárok, ale také odesílám daňová přiznání.

Datová schránka se primárně využívá pro komunikaci se statutárními orgány a úřady, ale lze jí odesílat i osobní korespondenci do schránek fyzických, podnikajících, či právnických osob. Zprávy mimo úřady, jsou ovšem zpoplatněny na základě stanovené sazby. Je to pár Kč, nic hrozného. Takže pokud potřebujete datovou schránkou komunikovat s nějakou firmou či podnikatelem, nevidím v tom žádný problém.

Zřízení a vedení bez poplatků

Zřídit si datovou schránku můžete na každém Check Pointu. Budete potřebovat občanský průkaz a několik základních údajů včetně data a místa narození pro fyzické osoby, pro podnikající fyzické osoby ještě identifikační číslo nebo-li IČ. V případě právnických osob je datová schránka zřízena automaticky poté, co je právnická osoba, auditor, insolvenční správce či daňový poradce, zapsán do příslušných evidenčních listin a systémů.

Žádost bývá vyřízena do tří pracovních dnů. Obdržíte aktivační kód, který po e-mailovém oznámení dokládající zřízení datovky, zadáte do příslušného políčka v registračním online formuláři. A následně můžete ihned datovou schránku využívat.

Pokud budete chtít posílat zpoplatněné zprávy mimo úřady fyzickým osobám nebo do firem, doporučuji dobít si kredit v určité hodnotě rovnou na portálu datových schránek. Jinak placenou zprávu neodešlete.

S příchodem a spuštěním portálu E občana, datové schránky nabírají zcela jiný rozměr, než dříve. Je pouze otázkou času, než se tento způsob elektronické komunikace stane běžnou záležitostí. Osobně zastávám názor, že datovou schránku by měl vlastnit každý. Usnadňuje, zjednodušuje a celkově zlepšuje komunikaci. Založit si ji a spravovat, není vůbec nic náročného a jakmile jednou datovku budete mít, rychle si na ni zvyknete. Digitalizace hýbe světem a datová schránka do této éry, bez výhrad patří.

Online formuláře snadno k dispozici

Pro snadnější obsluhu datové schránky, konkrétně podávání častých záležitostí, vznikl skvělý portál s názvem Podejto. Na tomhle portálu naleznete formuláře z různých odvětví. Snadno je zde můžete vyplnit a rovnou odeslat svojí datovkou. Nebude trvat dlouho a datová schránka se brzy stane vaší nedílnou součástí.

Navštívit portál Podejto

Karel Giebisch

Karel Giebisch

CEO portálu GiebNews. Zrakově znevýhodněný IT specialista, masér, bojovník za inovace. Mým velkým cílem je začlenit osoby s hendikepem do běžné společnosti a dokázat, že znevýhodnění ať je jakékoli, není překážkou. Mám rád výzvy a jsem neustále otevřen novým příležitostem.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *